Hoe Verbeter Je De Efficiëntie En Productiviteit, Of Hoe Organiseer Je Jezelf?

2024 Auteur: Harry Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 15:51

Als je naar een modern persoon kijkt, is het gemakkelijk te zien dat de snelheid en complexiteit van de dingen die nu in het leven moeten worden afgehandeld, is vermenigvuldigd met het aantal dingen dat 50 jaar geleden moest worden gedaan.

Mensen hebben haast, maar niet op tijd. Het leven van de gemiddelde persoon is gevuld met verschillende boodschappers, sociale diensten. netwerken, e-mail en tientallen andere afleidingen die elke dag ten koste gaan van efficiëntie en productiviteit. Ondertussen zijn persoonlijke efficiëntie en productiviteit de sleutel tot succes, het niveau en de kwaliteit van uw leven hangt ervan af.

Er zitten maar 24 uur in een dag. Succes is het equivalent van wat je in die tijd voor elkaar krijgt. Daarom dromen velen van de 25e en 26e uur van de dag. Maar om succesvol te zijn, is het niet nodig om de natuurlijke chronometer te veranderen. Het is voldoende om uw manier van werken te heroverwegen, en dit is wat we in dit artikel zullen doen:

- Het spel moet de kaars waard zijn … Je moet niet verspild worden aan zinloze en onbelangrijke dingen. Stel je voor hoeveel tijd je hebt als je routinematige en onnodige taken uit je schema schrapt.

- Werk voor resultaten … Wat is je doel? Wat wil je aan het eind van het jaar bereikt hebben? Verrassend genoeg kunnen maar weinig mensen deze vragen duidelijk beantwoorden. Bepaal wat je wilt (start een startup, krijg een promotie, verhoog de inkomsten, enz.) en ga vol vertrouwen naar je doel, waarbij je minstens drie uur per dag eraan werkt.

- Netheid van de werkruimte. Organiseer je werkplek. Een rommelig bureaublad maakt het moeilijk voor u om u te concentreren, omdat het in een sfeer van chaos moeilijk is om uw aandacht te concentreren op de details van het werk dat voor u ligt. Ruim de papieren op en archiveer onnodige mappen. Dit zal u helpen uw gedachten te ordenen en de taak effectief te voltooien.

- Streamstatus. Het flowconcept is ontwikkeld door hoogleraar psychologie Mihai Csikszentmihalyi. Volgens zijn onderzoek treedt een staat van stroom op wanneer een probleem zowel moeilijk, oplosbaar als interessant is. Als de taak die je moet doen te moeilijk is, je niet weet hoe je het moet aanpakken, dan word je gegrepen door angst. Als de taak daarentegen te gemakkelijk is, verveel je je, wil je hem niet eens aannemen.

Om in de staat van stroom te werken, zoek je een afgelegen plek (een kantoor of een café in de buurt van het kantoor - het maakt niet uit) en dompel je onder in het proces. In dit geval moeten taken van hetzelfde type worden gegroepeerd en in blokken worden opgelost.

- Singletasking … Multitasking verhoogt niet, maar verlaagt de persoonlijke prestaties. Integendeel:

1 Ze is vermoeiend. Als je de hele dag het een of ander vasthoudt, maar het resultaat niet ziet, voel je je volledig overweldigd. In plaats van voldoening uit de voltooide taken - frustratie en stress.

2 Het raakt de kwaliteit. Als je meerdere dingen tegelijk doet, is de kans groot dat je een fout maakt in een ervan (of in elk ervan). Als gevolg hiervan zult u opnieuw moeten doen en verliezen moeten lijden (tijdelijk, financieel, enz.).

3 Ze vernietigt sociale banden. Hoe meer informatiestromen, hoe moeilijker het is om ze te managen. Als je een brief aan je partner schrijft en tegelijkertijd met je vrouw aan de telefoon praat, wees dan niet verbaasd als je van beiden hoort dat je onoprecht of onoplettend bent.

Schakel over naar de modus voor één taak om efficiënter te werken.

- Dagelijkse planning … Werken zonder een specifiek doel is zinloos, dus maak voordat je eraan begint een actieplan voor de dag. Neem 15 minuten de tijd om uw huidige taken op te schrijven en rangschik ze. Daarna kunt u veilig aan de slag, worden uw taken gesystematiseerd en worden uw acties geordend. Veel mensen beschouwen planning als een verspilling van tijd, maar degenen die het gebruiken weten hoeveel het de professionele productiviteit verhoogt.

- De regel van twee minuten … Als de taak minder dan 2 minuten duurt, doe het dan gewoon! We stellen tientallen dingen uit die in letterlijk 2 minuten kunnen worden gedaan voor later, waardoor een heel probleem eruit wordt gehaald. Zet de prullenbak buiten, beantwoord een bericht, bel de helpdesk - de lijst met taken van twee minuten kan onbeperkt worden voortgezet. Ja, niet alle schijnbaar eenvoudige taken duren precies 2 minuten. Maar hoe minder je "samenkomt met de geest", hoe meer tijd er direct overblijft voor de activiteit.

- Prioriteit … Er is niet zo veel tijd in de dag om alles bij te houden, dus het is belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen in je werk. Probeer eerst de meest urgente en belangrijke taken uit te voeren.

- Informatievacuüm … Koppel uw telefoon los en controleer uw e-mailinbox niet. Als je van plan bent om aan een moeilijke taak te beginnen, probeer je er dan zo veel mogelijk op te concentreren. Bescherm uzelf tegen afleidende telefoontjes, sms-berichten en e-mails. Het lijkt erop dat elk van deze acties slechts enkele minuten zal duren, maar je gedachtegang zal worden verstoord. Daarom zult u meer tijd en moeite moeten besteden om de hoofdtaak te voltooien.

- Termijn … Veel mensen ervaren deadlines als verschrikkelijk, want als ze niet worden gehaald, zullen er problemen ontstaan. Deadlines zijn zelfs een grote discipline, wat betekent dat ze u helpen uw doelen te bereiken. Wanneer u een bepaalde zaak aanneemt, moet u de tijd van begin en einde aangeven. Als u de deadline voor het einde van het werk kent, is het gemakkelijker voor u om uw inspanningen en tijd te plannen en toe te wijzen. Maar wees voorzichtig - stel geen "te grote" deadlines. Onthoud: werk vult alle beschikbare tijd (wet van Parkinson).

- Rust gaat boven alles. Alleen robots kunnen zonder onderbreking werken, en zelfs die falen na verloop van tijd. Velen van ons voelen zich echter schuldig als we bijvoorbeeld te lang koffie drinken tijdens de lunch. Een mens kan niet de hele dag 100% productief zijn. Concentratie is als een spier - je hebt rust nodig om effectief te kunnen werken. Een pauze van 15 minuten zal je hersenen "rebooten" en je bent klaar om taken opnieuw uit te voeren met de juiste concentratie en toewijding.

- Fijn snijden … Verdeel een grote taak in meerdere kleinere. Een complexe opdracht kost doorgaans veel tijd en moeite. Om het gemakkelijker te maken om met de taak om te gaan, verdeelt u deze in verschillende tussenliggende taken. Dit zal helpen om uw sterke punten gelijkmatig te verdelen en om in elk van deze fasen de resultaten van het verrichte werk te zien. Hierdoor gaat het proces sneller!

- Gebruik technologie. Technologische doorbraken in de vorige eeuw hebben het veel gemakkelijker gemaakt om meer taken in minder tijd uit te voeren. Sta daarom open voor opkomende nieuwe trends, apparaten en programma's. Waarom niet profiteren van een bron van productiviteitswinst.

- De magie van getallen. Je kunt de situatie beter beïnvloeden als je deze door cijfers begrijpt. Houd alle indicatoren bij die voor u van belang zijn. Bijvoorbeeld van het aantal gewerkte uren en de opgestelde rapportages tot de productiviteit per uur werktijd. Gebruik een rapportagesysteem, projectbeheersoftware, SharePoint, Google Docs-deelbladen, een planner of gewoon een whiteboard om belangrijke teamstatistieken bij te houden.

Door deze eenvoudige richtlijnen te volgen, kunt u uw efficiëntie en productiviteit verhogen door minder te werken en meer te bereiken.

Als je je eigen zelforganisatiesysteem wilt vormen dat je in staat stelt om lui te zijn en geen geweld tegen jezelf vereist, zal het programma je hierbij helpen: ZELFORGANISATIE VOOR BANDEN ZONDER GEWELD.

Welnu, als je besluit om zelforganisatie maximaal in te pompen, maak dan kennis met dit programma: GEAVANCEERDE ZELFORGANISATIE.

Dat is alles. Tot de volgende keer. Eerlijk Dmitri Potejev.