DELEGEER HET! VERANTWOORDELIJKHEDEN VERSCHILLEN HELPT MEER TE KRIJGEN

2024 Auteur: Harry Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 15:51

Om verschillende redenen is het voor veel mensen enorm belangrijk om alles zelf te doen. Maar de praktijk leert dat samenwerken veel effectiever is: zo kun je persoonlijke tijd besparen en betere resultaten behalen. Met welke verantwoordelijkheden u in uw werk en leven ook te maken krijgt, de enige zekere manier om onbereikbare bergen te overwinnen, is uzelf te bewapenen met steun.

BEDRIJF DELEN

In tijdbeheer (de praktijk van tijdbeheer) is er zo'n hulpmiddel - de "Eisenhower-matrix" of "prioriteitsmatrix". Het is gebaseerd op het principe van het toewijzen van zaken op basis van hun belang en urgentie. Volgens deze twee criteria kunnen alle taken worden onderverdeeld in vier categorieën:

1. BELANGRIJKE EN DRINGENDE ZAKEN

Idealiter zou deze kolom bijna leeg moeten zijn. Een noodgeval is een indicatie dat u de routine verkeerd heeft georganiseerd. Totdat dit de mentale en fysieke gezondheid beïnvloedt, is het tijd om je regime opnieuw op te bouwen. En als je op je werk voortdurend crisissituaties moet oplossen, is het vooral belangrijk om de rest van je leven professionele stress te balanceren met even levendige maar prettige indrukken.

2. BELANGRIJK MAAR NIET HEEL DRINGEND

Deze grafiek vereist tijdige actie en een zorgvuldige planning, zodat gevallen daaruit niet in de eerste categorie terechtkomen. Alles wat voor jou bijzonder interessant en relevant is, wordt hier opgeslagen, maar waar je handen op geen enkele manier kunnen reiken vanwege de overvloed aan taken in paragraaf 1.

3. NIET BELANGRIJK MAAR DRINGEND

Casussen uit deze rubriek verstoren onverwacht de ordelijke routine en kosten tijd en energie. In dit stadium moet u nadenken over wie u computerreparaties moet toevertrouwen, wie u moet sturen om honderd fotokopieën van het boekje te maken, wie het pak van de stomerij kan nemen in plaats van u, enz.

4. NIET BELANGRIJK EN NIET DRINGEND

Ideologische carrièremakers noemen deze categorie "tijdeters" - het is alles wat een persoon doet om zichzelf af te leiden van zijn werk. Als u prioriteit geeft aan persoonlijke efficiëntie, is dit het moment om van deze kolom af te komen. Maar voor mentaal evenwicht is het nog steeds belangrijk om wat van je persoonlijke tijd over te laten voor entertainment, familie, huishoudelijke taken, of in ieder geval in stilte te rusten.

De Eisenhower Matrix laat uw organisatie duidelijk zien. Als er in een van de categorieën een puinhoop is, die niet genoeg tijd en energie heeft om te harken, is het tijd om de derde categorie taken op zich te nemen. Misschien is er een kans om een assistent in te huren of om hulp te vragen van iemand die je kent?

ER IS VEILIGHEID IN CIJFERS

De meest voor de hand liggende situatie voor delegatie is people management. Een eenmanszaak voor opdrachtgevers en partners is niet zozeer een reden voor bewondering voor je harde werk als wel een potentieel risico. Het klinkt cynisch, maar een ondernemer moet rekening houden met het scenario van een "gevallen baksteen": als je morgen door onvoorziene omstandigheden uit het proces moet vallen, houdt iemand dan je bedrijf overeind?

Een leider die in alles alleen op zichzelf vertrouwt, is als de haas uit de fabel van Aesopus: hij maakt zich zorgen en maakt zich druk, probeert alles tegelijk te doen. Als je hem vraagt of hij een minuutje vrij heeft, zal hij bijna altijd antwoorden: "Ik heb het druk." Zo'n manager onderschat het belang van de verdeling van verantwoordelijkheden en verdrinkt daarom de klok rond in het werk.

De metafoor voor Aesops meer succesvolle leiderschapsoptie is de rivaal van de Haas, de ontspannen Turtle. Deze leiderschapsstijl omvat methode, stapsgewijs werken en het gebruik van collectieve intelligentie. Zo'n manager houdt rekening met de sterktes en belangen van zijn team. Hij weet het potentieel van elke medewerker te ontketenen, zodat ze samen het bedrijf naar een hoger niveau tillen. Er is vertrouwen en moed voor nodig, maar het is veel meer de moeite waard dan te proberen alles perfect alleen te doen.

In moderne bedrijfsconsulting wordt een team beschouwd als een weerspiegeling van de mentaliteit van zijn leider. Daarom wordt er steeds meer nadruk gelegd op het uitvoeren van mentorprogramma's, op wederzijdse hulp en het delen van verantwoordelijkheden. Wanneer werknemers zien dat u hun verdiensten op prijs stelt en klaar zijn om ondersteuning te bieden, bereiken ze veel meer - wat betekent dat het bedrijf als geheel de prestaties verbetert.

WIE MOET DRINGENDE ZAKEN TOEKENNEN?

Houd bij het overwegen van een kandidaat voor een assistent rekening met de vooruitzichten voor zijn ontwikkeling. Hoe meer functies u in de toekomst kunt overdragen aan een effectieve assistent, hoe meer tijd u zult hebben om die niet dringende, maar belangrijke taken uit te voeren: het plannen van bedrijfsontwikkeling, het aangaan van strategische partnerschappen (of het organiseren van de perfecte verjaardag voor een kind).

• Zoek niet alleen uitvoerende maar ook proactieve medewerkers.
• Onderzoek het potentieel van uw ondergeschikten en collega's, inspireer hen voor professionele en persoonlijke ontwikkeling.
• Begin met kleine opdrachten en geef je assistenten de kans om zich te uiten zonder jouw tussenkomst.
• Geef anderen de vrijheid om te kiezen en leer hen te vertrouwen, zelfs als dit in het begin tot mislukking kan leiden.

WAAROM HEB JE VERTROUWEN NODIG?

Veel mensen weten niet alleen niet hoe ze hun taken moeten delegeren, maar proberen ook wanhopig alles en iedereen om zich heen te controleren, waardoor er geen ruimte is voor ongelukken en verstoring van plannen. Zulke mensen vertrouwen in alles alleen op zichzelf en houden nauwlettend in de gaten hoe hun werknemers of zelfs familieleden omgaan met de kleinste opdrachten. Een dergelijke neiging tot overcontrole heeft tot gevolg dat zo'n persoon volledig van streek is door omstandigheden waarop hij geen invloed kan uitoefenen.

Kijk naar de situatie en naar jezelf in het breder. Als u alleen beslissingen neemt, zijn deze altijd subjectief, en het vinden van de juiste weg voor uw bedrijf of gezin is alleen mogelijk door rekening te houden met verschillende meningen, zelfs tegenstrijdige, ongepaste en belachelijke. Om niet in een gesloten systeem te blijven waar geen plaats is voor ontwikkeling en creativiteit, discussieer mee, vraag advies, organiseer brainstorms en polls. U zult zelf zien hoe de mening van een ander uw standpunt verrijkt.

De angst om in de steek gelaten te worden is begrijpelijk. Maar als je wacht op een vangst, zelfs in alledaagse situaties en anderen dwingt te leven volgens het scenario dat je hebt ingesteld, kan het hen pijn doen. Onthoud de oude waarheid: jouw vrijheid eindigt waar de vrijheid van een ander begint. De eerste stap naar een meer vertrouwende relatie is om uit je comfortzone te stappen en jezelf in een situatie te brengen waarin niets van jou afhangt. Als je uit de eerste hand kunt ervaren dat het leven niet instort als je de teugels loslaat, zal dit de eerste mijlpaal zijn op weg naar het veranderen van persoonlijke attitudes.

Hoe meer dingen je aan andere mensen kunt delegeren, hoe meer tijd je hebt voor je eigen leven. Uw collega's en collega's moeten inzien dat uw leven niet om werk draait. Het bedrijf betaalt je salaris immers niet voor vermoeidheid en chronische stress, maar voor je vermogen om te werken, voor ideeën en vaardigheden.

Je kunt jezelf alleen effectief uiten als er plaats is voor hobby's, vreugden en rust in je leven. Bewaar die kostbare minuten die u met familie en vrienden doorbrengt. Doe vaker wat je voedt en je oplaadt met nieuwe kracht - dit zijn de dingen die je helpen jezelf te blijven. En deze leuke kleine dingen in het leven mogen zeker niet aan iemand anders worden gedelegeerd.