Bijeenkomst In Coachende Stijl. Geheimen Van Effectieve Zakelijke Communicatie

2024 Auteur: Harry Day | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 15:51

Ooit wachtte ik als beginnend hoofd van de personeelsafdeling in de productie reikhalzend uit naar de eerste vergadering van de fabrieksdirectie. Ik stelde me voor hoe productief het managementteam zou werken voor het welzijn van het team.

Mijn ondergeschikte, een inspecteur van de personeelsafdeling, die hier bijna 50 jaar werkte, deelde mijn hoge verwachtingen niet. “Wees niet verbaasd dat de personeelsafdeling de schuld krijgt van alle problemen van de fabriek. Wees niet van streek door deze gang van zaken, de leiders moeten stoom afblazen en de schuldigen vinden. En de vorm van de bijeenkomst zal meer een bazaar zijn dan een georganiseerde bijeenkomst van collega's die tot een gezamenlijk besluit moeten komen."

De bijeenkomst trof me inderdaad een gebrek aan constructief. Ze spraken allemaal praktisch tegelijkertijd, zonder elkaar te horen en zich de agenda niet te herinneren. Als gevolg hiervan bleven "brandende" problemen onopgelost en werd alle tijd besteed aan het bespreken van onbeduidende details. Inmiddels zijn er 10 jaar verstreken, maar volgens managers van verschillende bedrijven vinden er nog steeds soortgelijke bijeenkomsten plaats.

Wat kan ik als coach aanbevelen om vergaderingen constructief en effectief te houden? Overweeg het verzoek en zoek naar best practices om het te implementeren. Analyseer eerst of u echt een vergadering moet leiden of kunt u een andere vorm van interne communicatie gebruiken?

Wanneer de vergadering houden?

1. Er is behoefte aan een teambespreking van een probleem of taak

2. Het is noodzakelijk om belangrijke informatie met het team te delen en de mening van de leden hierover te horen.

3. Wil je het maximale aantal ideeën en standpunten over een belangrijk onderwerp verzamelen

4. Er is een probleem dat de doelen van de meeste van uw ondergeschikten beïnvloedt.

5. Weet je dat het team graag bij elkaar zou willen komen om samen een probleem op te lossen, en tegelijkertijd de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan te verdelen

Wanneer moet je niet vergaderen?

1. Het is logisch om andere communicatiemiddelen te gebruiken zonder de prestaties te verminderen

2. De taak is urgent / belangrijk en de vertraging bij het oplossen ervan kan te duur zijn

3. De vraag is te persoonlijk om in het openbaar te bespreken

4. Niet genoeg tijd om de vergadering voor te bereiden en te leiden

5. Wil je de vergadering gebruiken als een hulpmiddel om iemand van ondergeschikten te straffen

Alle tien punten kunnen in één zin worden samengevat. Leid een vergadering als er behoefte is aan teamwerk en houd geen vergadering als er geen behoefte aan is.

10 tips voor effectief vergaderen

Doel. Zelf bepalen met welk doel u een bijeenkomst wilt organiseren? Welke resultaten en in welke vorm wil je aan het einde van de bijeenkomst hebben? Moeten er beslissingen worden genomen? Welke moeilijkheden kunnen zich voordoen en hoe kunnen deze worden geneutraliseerd? In hoeverre vallen de doelen van de deelnemers aan de bijeenkomst samen / verschillen ze? Zijn doelconflicten mogelijk? Hoe zorgvuldiger de eerste fase wordt uitgewerkt, hoe minder weerstand er zal ontstaan tijdens de bijeenkomst

Deelnemers. De samenstelling van de deelnemers aan de vergadering wordt gevormd afhankelijk van de doelstellingen. Nodig die mensen uit die een echt belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de bespreking van de vergaderkwesties. Test je drijfveren voor het werven van een werkgroep, maak je van meetings een theater van één acteur (jezelf)? Is het echt deze line-up die productief zal zijn? Het is de moeite waard om de samenstelling van de deelnemers voortdurend te veranderen en deze voor elke vergadering afzonderlijk te vormen. Dit zal de manager helpen routine te vermijden en de groepsdynamiek positief te beïnvloeden

Formaat. Kies het beste vergaderformaat, afhankelijk van uw taken. Als u bijvoorbeeld nodig heeft

1) informeer het team over de innovaties

Voer een "vergadering - informatieve boodschap". De taak van zo'n bijeenkomst is om de deelnemers zoveel mogelijk te informeren over de komende veranderingen, het doel is om weerstand te verminderen. Een goed hulpmiddel om een leider te helpen is een SWOT-analyse.

2) taken instellen en verantwoordelijkheden toewijzen

"Vergadervolgorde". Een zeer gestructureerd en duidelijk format, controle over de situatie, het doel is om de verantwoordelijkheid door de deelnemers zelfstandig te verdelen. Dit zal de mate van directiviteit verminderen die de kwaliteit van taken kan belemmeren.

3) kom tot een gemeenschappelijke beslissing

Organiseer een "meeting-negotiation" waarin u luistert naar de mening van alle deelnemers. Win-win vergaderstrategie, de rol van de leider is de moderator. De tools van dit formaat zijn brainstormen, enquête op meerdere posities, enquête met kaarten, probleemanalyseschema, enz.

Probleemanalyseschema, T. Edmüller

4) combineer om het probleem op te lossen:

Een mediationgesprek is de optimale vorm voor zo'n gesprek. Het is erg belangrijk om een moderator te vinden die de autoriteit van het team geniet. Een leider is misschien niet altijd de beste keuze. Veel effectiever is het om een externe specialist (mediator, coach, adviseur) uit te nodigen

5) ideeën verzamelen

“Vergaderen - Brainstormen” zal in dit geval 100% de beste oplossing zijn. Het belangrijkste in dit formaat is om de regels en het brainstormalgoritme te volgen. En zorg ook voor een sfeer van openheid en gemak, onthoud dat kritiek de effectiviteit van dergelijke vergaderingen doodt

6) competentie verbeteren

"Vergaderen-leren". In dit format kan de leider optreden als trainer of coach. Deel nuttige informatie met ondergeschikten, bespreek deze en plan hoe u deze in de dagelijkse functionaliteit gaat implementeren. Een goede vondst voor managers zullen enkele keren per week / maand 30 minuten durende bijeenkomsten zijn, die door hen specifiek worden georganiseerd voor de ontwikkeling van ondergeschikten. Eén competentie - één ontwikkelingstechniek - een actieplan is een ruw algoritme voor dergelijke vergaderingen

Een plek. Waar u met uw team zult vergaderen, wordt bepaald door het doel en de vorm van de vergadering. Het trainingsformaat en "bemiddelingsbijeenkomsten" kunnen ruimtes van verschillende groottes en apparatuur vereisen. Denk hier van tevoren over na. Ook is het noodzakelijk dat de aanwezigen elkaar kunnen zien en oogcontact kunnen maken met de leider van de vergadering

Plan. Uw vergaderplan moet schriftelijk zijn. In feite is dit een agenda met de volgende punten

- datum, tijd, locatie

- het doel van de bijeenkomst

- te bespreken onderwerpen

- het gewenste resultaat van de vergadering en de vorm ervan

- formaat

- de initiatiefnemer en wie de bijeenkomst leidt

- een lijst met deelnemers, ook van buitenaf uitgenodigd

Stuur het vergaderplan naar de deelnemers aan de vergadering, zij willen misschien hun vragen toevoegen. Om tijd te besparen, kunt u meerdere problemen in één vergadering oplossen

Reglement. De basisregels voor het voeren van vergaderingen worden door het team vastgesteld en kunnen van vergadering tot vergadering verschillen. Maar er zijn vaste regels, zoals het naleven van tijdlijnen, afspraken over beslissers, beperkingen opgelegd door bedrijfsbeleid, afspraken over conflicthantering, etc

Protocol. Dit is een soort samenvatting van de bijeenkomst, waarin alle hoofdpunten worden beschreven. Het wordt opgesteld door de secretaris van de vergadering, op basis van de tijdens de vergadering gemaakte aantekeningen. De notulen worden ondertekend door de leider, de secretaris van de vergadering, evenals door de belangrijkste deelnemers (die vermeld in het actieplan). Een kopie van de notulen wordt naar alle deelnemers van de vergadering gestuur

Tijd. Timemanagement is een van de belangrijkste aspecten van vergaderefficiëntie. Begin de vergadering altijd op het afgesproken tijdstip, want later kunt u niet op tijd komen. Stel tijdschema's in voor alle punten in het plan en bewaak de uitvoering ervan. Volg de 60x20x20 regel:

Besteed 60% van uw tijd aan urgente/belangrijke zaken.

Verlaat 20% van de tijd op onvoorziene onderwerpen en plotseling opkomende dringende vragen

Wijs 20% van de tijd toe aan de zogenaamde. sociale behoeften - pauzes, lunch, praten, enz.

Het einde. Om de vergadering goed af te sluiten, maak je de balans op van het teamwerk. Noteer wat het team heeft bereikt, doorloop de punten van het ontwikkelde plan, zorg ervoor dat alle aanwezigen begrijpen en ondersteunen wat gepland was. Genereer aan het einde van de vergadering een samenvattende melding die wordt verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering, inclusief degenen die afwezig zijn. Noteer daarin een lijst van deelnemers, de belangrijkste discussievragen, genomen beslissingen, een actieplan en degenen die verantwoordelijk zijn voor elk van de punten, deadlines, controlepunten, de datum van de volgende vergaderin

De controle. Situaties waarin alles eindigt met een vergadering zijn niet ongewoon. Om tot actie te komen, heb je verlangen en motivatie nodig, evenals controle over de uitvoering van beslissingen. Definieer controlepunten en degenen die ervoor verantwoordelijk zijn direct in de vergaderin

Moeite met vergaderen

1. Conflicte

Tijdens vergaderingen ontstaan vaak conflictsituaties. Soms laaien ze zo op dat de ontmoeting uitmondt in een stroom van wederzijdse beschuldigingen en persoonlijke aanvallen. Wat moet de manager in dit geval doen?

- Stel de bespreking van de controversiële kwestie uit en los deze later op, in het kader van deze vergadering. Tegen die tijd zullen de passies verdwijnen en zullen de deelnemers zich constructief kunnen uiten.

- Vertaal de oplossing voor het probleem in een individueel formaat en ontmoet conflicterende partijen buiten de algemene vergadering

- Los de vraag op en nodig hem uit om er tijdens de volgende vergadering over na te denken

- Bied een compromis aan

2. Communicatiebarrière

Advies, dreigementen, kritiek, verwijten, 'diagnoses' en etikettering, aanbevelingen, bevelen, clichés en alledaagse bewoordingen kunnen een ontmoeting in de weg staan. Communicatiebarrières veroorzaken weerstand en antipathie. Het is belangrijk dat de leider zulke dingen opmerkt en de aandacht van de leden van de werkgroep erop vestigt. Om barrières voor communicatie weg te nemen, maakt u in dit verband een aanvullende werkregel. En ook systematisch de communicatiecompetentie van het team verbeteren

3. Foute

Nadelen en fouten bij het houden van vergaderingen kunnen in elk bedrijf worden opgemerkt. De meest typische zijn:

- niet-naleving van de gestelde doelen

- niet-naleving van de regelgeving

- gebrek aan informatie voor deelnemers aan de vergadering

- werknemers in de meest productieve tijd houden

- druk vanuit het hoofd of vice versa, passiviteit en medeplichtigheid

- inactiviteit na de vergadering

Uw vergaderingen kunnen een waardevol managementhulpmiddel worden of een zwart gat waarin de tijd spoorloos oplost. De keuze is aan jou.